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社長ブログ 意味のある資料(Document)作り

2018.11.22

意味のある資料(Document)作り

 

皆さんこんにちは、豊田周平です。仕事で資料(Document)作成に追われているという方も多いかと思いませんが「なんでこんな資料作っているんだろう?」と疑問に思ったことはありませんか?私の資料作りの経験談も踏まえてお話させてください。

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なんのために資料を作るのか?

 

サラリーマン時代は会議や上司のための資料を作る仕事がめちゃくちゃたくさんありましたが、最近は相手にわかってもらうための資料やセミナー資料など自分流の資料を作っています。

また、他の方が作った資料もいろいろ見させていただいた思うのが、プレゼンの資料でも文書でも同じですが、目的は相手にわかってもらうことのはずなのに「誰に、なんのために」が抜けている資料が世の中には多く、意味の無いものになっている気がします。情報量が多ければいいのではなく、どれだけ大事なことの印象を焼き付けるかってことが大切なはずです。

 

資料の情報更新も大切

・相手とどれだけ情報共有しているか?

(過去に説明したことがあるのか/初めてなのか/興味を持ってそうなのか/興味度合いが不明なのか/話をする分野の専門家なのか/門外漢なのか、等々)

・相手にどれだけ伝わっているのか?

など、まずは資料を作る前に相手のことをしっかりと考えることから始めるのが大切です。

さらにその時「その人にあった資料に更新すること」も考える必要があります。

当社内用の資料であれば少人数だし簡略化しても伝わるのでいいのですが、外部の団体や学協会とかのやりとりなどはそうもいかずに、専門用語などどうやって説明するかなど頭を絞って毎回作る必要があります。

また、私の場合は新たに作ることはあまりありませんが、今まで使用した資料は情報のアップデートしたり、相手によって表現を変えるなど、必ず都度更新してます。

逆に言えばどんなに完璧な資料でも数年前に作ったものだったり、全員が同じ表現では最適な情報を共有しているとは言えません。

資料を渡す直前に「あかんこの人この言葉では伝わらない」と感じたら修正するべきですし、その人によって表現も変えていく必要があります。

意味のある資料を作るなら、相手の事をどれだけ考えて伝わるものをつくるのが大切なはずです。

 

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